一人公司的企业邮箱实战指南：Exchange Online篇

我是一名产品经理，也是一名创业者。在日常工作中，邮件是我与海外客户、平台和银行沟通的主要工具。由于各种邮件混杂在个人邮箱里，商务、财务、合同等文件常常难以区分，工作效率低，专业形象也受影响。

接下来，我将分享如何使用 Microsoft Exchange Online 的邮箱别名和共享邮箱，把不同类型的邮件集中管理。即使你是一人公司或自由职业者，也可以：

• 分部门、场景管理邮件，保持专业对外形象
• 高效处理财务、客户和业务沟通
• 为未来团队扩展或业务拓展打下基础

1. Exchange Online 计划选择

本着“只要折腾不死就往死里折腾”的理念，在尝试了飞书、Lark、Zoho、 Titan、阿里企业邮箱、腾讯企业邮箱、网易企业邮箱的免费或付费方案后，最终在Microsoft Exchange Online（计划 1）和 Microsoft 365商业基础版（不含 Teams）中坚定的选择了后者。虽然每月成本增加¥6元，但多了移动版Office应用和 1TB存储，也算值了。

小贴士：

• Exchange Online Plan 1 和 Exchange Online Plan 2 不提供免费试用；
• Microsoft 365 商业版和企业版，无论是否包含Teams都可以免费试用1个月。

2. 共享邮箱和邮箱别名

共享邮箱（Shared mailbox）

• 共享邮箱不需要单独的许可证，共享邮箱限容量制为50GB；
• 可多人访问，集中收发邮件；
• 模拟企业部门功能，例如财务、客服、HR等；
• 无独立登录账户，通过主账号或委派用户访问；
• 支持“代表发送（Send As）”功能，对外表现为共享邮箱身份。

邮箱别名（aliases）

• 域名邮箱不需要单独的许可证，邮箱容量与主账号共享；
• 给主邮箱添加附加邮箱地址，邮件直接送达主账号；
• 适合一人公司或自由职业者分功能处理外部邮件；
• 区别共享邮箱：别名没有独立邮箱文件夹，也不能多人管理。

小贴士：

• 如果使用邮箱别名发信，需要在Exchange管理中心 > 设置（左侧菜单）> 邮件流 > 勾选“打开从别名发送” > 保存；
• 在 Outlook Web > 新建邮件 > 发送人 > 输入或者选择邮箱别名 > 发送即可。

3. 创建Exchange Online共享邮箱

• 管理员登录Exchange管理中心；
• 左侧菜单栏，点击 “收件人 > 邮箱 ”，然后单击“ 添加共享邮箱”。
• 填写必填字段：显示名称、电子邮件地址；
• 单击“ 创建 ”保存更改并创建共享邮箱。

4. 设置Exchange Online共享邮箱访问权限

• 选择共享邮箱，然后单击 “邮箱委派”；
• 在“管理邮箱委派”页上，单击“发送方式”和全访问权限（读取和管理）旁边的“ 编辑 ”，来添加要授予权限的用户。
• 单击“保存”保存更改。
• 单击“ 关闭 ”以关闭“已添加/删除邮箱权限”页。

5. 从 Outlook Web 访问共享邮箱

• 登录 Outlook Web，单击右上角的齿轮，进入“设置”页面；
• 单击“账户” ，单击“与我共享的内容”，单击“添加”；
• 在“添加共享电子邮件账户”弹窗，输入共享邮箱，单击“继续”；
• 如果添加成功，则显示“已添加共享电子邮件账户”，单击“关闭”并退出设置页；
• 在“主页”左侧的文件夹列表中，会出现已添加的共享邮箱。

至此，Exchange Online的共享邮箱的配置已经完成，通过该方案即便是一人公司做海外业务，也能实现“企业级邮箱管理”：

• 专业：对外形象统一、专业;
• 高效：邮件分功能管理，提高工作效率;
• 可扩展：新增成员或功能只需调整权限.

扩展阅读：

• 比较 Exchange Online 计划
• Microsoft 365 商业版免费试用（不含Teams计划）
• Exchange Online 中的创建共享邮箱
• 在 Outlook 中打开和使用共享邮箱